Quelques outils
Il existe de nombreux logiciels de gestion de projet, surtout pour les PME et les grandes entreprises. Il est cependant possible d’utiliser des outils simples à créer soi-même ou encore à télécharger sur certains sites et qui sont utilisables directement.
Ci-dessous nous présentons 3 outils utilisés dans ce domaine ainsi que leur fonction :
Le « Mind mapping » ou cartes mentales
Le terme de Mind Mapping vient de l’anglais. Il était utilisé par le psychologue et éducateur anglais, Tony Buzan dans les techniques de mémorisation.
Il s’agit d’un outil utilisé pour représenter des idées et pour une vue d’ensemble de tous les éléments nécessaires à leur réalisation. On part d'une idée centrale à partir de laquelle on établi des branches qui relient cette idée à des thématiques principales. Ces dernières à leur tour, vont se décliner en d’autres sous-groupes de thèmes secondaires qui leur seront également reliés, etc.
Le Mind mapping est souvent illustré avec des couleurs, des pictogrammes et des symboles.
Voir : www.mindmapping.com/fr/
Le Mind Mapping est utilisé à plusieurs niveaux des processus et des étapes du projet. Il peut être appliqué à tous les projets, grands ou petits, et peut servir à diverses actions:
- Raisonner efficacement et résoudre des problèmes.
- Identifier les groupes des parties prenantes.
- Délimiter le périmètre du projet.
- Communiquer sur le projet à différents niveaux.
- Découper les phases de projets.
Le calendrier des activités
Un des principaux outils du responsable de projet est le calendrier des activités. Il lui permet de planifier les activités et les ressources nécessaires de manière efficace pour réaliser les objectives. Le calendrier comprend les produits ou services à livrer, les jalons importants et la liste des activités. Il est donc un outil de gestion du temps.
Pour bien élaborer un calendrier des activités, il existe des préalables qui sont les suivants :
- Définir les activités.
- Les découper en une suite ordonnée d’opérations.
- Faire une estimation des ressources à disposition.
- Estimer la durée de chaque activité.
Voir : www.gantt.com/fr/
Il existe de nombreux calendriers d’activités. Un des plus connus est le diagramme de Gantt inventé par Henry Gantt en 1910.
Ce dernier donne une représentation graphique des activités à mettre en place lors de la planification d'un projet. Les activités sont dessinées sous forme de barres de tâches et facilite ainsi l'organisation. 2 des avantages du diagramme de Gantt sont :
- L'enchaînement des tâches, en particulier si plusieurs activités doivent être conduites en parallèles.
- Visualiser les tâches à mener et leur délai.
La matrice RACI
Le responsable de projet peut utiliser plusieurs outils et moyens pour répartir les rôles dans son équipe dans un projet. Parmi les outils, la matrice RACI est un instrument précieux car il permet au chef de projet de déterminer 4 types de rôles:
- R - Le "responsable" a en charge la réalisation de la tâche pour laquelle il est nommé. Il est sous la responsabilité d'un A.
- A - A pour rôle l'approbation et la validation des actions. Il rend des comptes sur le périmètre confié. Ce sont les véritables responsables. Ils ont autorité sur les R.
Voir : www.manager-go.com
- C - Ce sont généralement des experts qui détiennent une compétence sur la tâche en question. Ils apportent des conseils.
- I - Ces personnes doivent être informées même si elles n'exercent pas un rôle direct dans le projet car elles peuvent être impactées d'une manière ou d'une autre.
Ressources - Le Blog
By Eclairage & For - 13 avril 2022
Des Soft Skills du gestionnaire de projet dont on parle rarement:
Dans le monde des projets, il n’est pas rare que l’on parle des compétences du Manager de projet et de leur utilité pour faire avancer les projets. Des études entières sont consacrées à cela : leadership d’équipe, bon communicateur, compétences techniques reconnues, négociateur hors pair, organisateur de talent, etc.
A mon sens, d’autres compétences, moins connues méritent également que l’on s’y attarde. En voici au moins deux :
1) Soyez à l’écoute, découvrez les talents de vos collaborateurs ! Parce que le Manager de projet ne dirige pas des machines mais des hommes, il est essentiel qu’il développe son écoute. La plupart des solutions se trouve déjà dans les esprits des individus et dans leurs pensées. La difficulté demeure surtout lorsqu’il s’agit de les exprimer. S’armer de patience et de bienveillance sont des clés que le chef de projet devrait développer pour encourager les membres les plus introvertis par exemple, à s’exprimer.
Dans la gestion de projet, l’écoute active permet l’analyse et la synthèse des informations, essentielles à l’avancement du projet. En développant son écoute de manière active, le Manager de Projet montre qu’il tient compte des points de vue de son équipe. Il évite de cette manière de nombreux problèmes qui peuvent surgir et nuire par après au projet.
2) Cultivez l’humilité, vous n’êtes pas irremplaçable, malgré vos super compétences! Un responsable de projet qui sait être humble et se mettre au même diapason que son équipe a plus de chance de voir ses projets aboutir plutôt qu’une personne autoritaire et fermée à d’autres opinions. Savoir reconnaître ses erreurs et apprécier les talents des autres ouvrent plus de portes à la collaboration dans un groupe.
La place des femmes dans la gestion des projets - Etape 1 : les contraintes dans le secteur.
By Eclairage & For - 30 juin 2022
Le secteur de la gestion de projet a bien évolué depuis ses débuts dans les années 1950. On y voit se côtoyer des hommes et des femmes évoluant dans les différentes structures organisationnelles de la gestion de projet.
Il faut se rendre compte malheureusement, que cette évolution homme/femme n’est pas proportionnelle : les hommes chefs de projets demeurent toujours plus nombreux comparativement à d’autres secteurs où les femmes occupent majoritairement des postes de dirigeants. C’est le cas par exemple du secteur de la communication ou des ressources humaines. PMI by Women France, initiative lancée par le Chapitre Project Management Institute France estime à 20% uniquement le nombre de femmes cheffes de projet dans le monde en 2019.
Il est à noter que si les femmes ont intégré peu à peu ce secteur de la gestion de projet, elles sont moins nombreuses à occuper des postes de direction ou de top Management dans le domaine. On peut aller encore plus loin dans ce constat et dire qu’on les retrouve surtout dans des fonctions d’expertise en gestion de projet plutôt que dans des fonctions décisionnelles.
Dans le cas présent, nous nous intéressons surtout à des femmes cheffes de projet au sein des structures et des organisations. Plusieurs causes freinent leur implication. Ci-dessous quelques exemples :
- Le site The Project Group, mentionne que la plupart des femmes arrivent dans le secteur de la gestion de projet « par accident ». Elles sont entrées dans l’organisation comme « expertes techniques » pour progressivement migrer vers des rôles de cheffes de projet.
- Le fonctionnement de la plupart des organisations semble être basé sur des principes où seuls les hommes agissent et interagissent entre eux. Il y a comme « un plafond de verre qui freinent l’accès des femmes à certains niveaux".
- Les hommes ont plutôt une tendance à être plus compétitifs et indépendants dans les prises de décisions que les femmes. Les femmes au contraire préféreraient la collaboration et le partage du pouvoir.
- Les femmes cheffes de projet se retrouvent également face au défi d’équilibrer leur vie professionnelle et leur vie privée tout en gérant un projet.
Nous verrons prochainement les programmes et actions mises place pour encourager l’accès des femmes dans le secteur de la gestion de projet.
Sources :
1) Site : The Project Group : Womenomics : le rôle des femmes dans la gestion de projet : Womenomics ou l’économie féminine : le rôle des femmes dans la gestion de projet (theprojectgroup.com)
2) ROQUAND P., Mémoire : le parcours des femmes en gestion – dans le cadre de la maitrise en gestion de projet : Microsoft Word - Mémoire Le Parcours des Femmes en Gestion de Projet.docx (uqac.ca)
3) Project Management Institute France: Programme Women by PMI: Programme Women by PMI | PMI France (pmi-france.org)